威芳公司數字檔案安全管理辦法

2020-10-25  

企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)體現的是人才流動(dòng)，資金流，物流和信息流，公司管理除了常規人財物的管理外，還存在特別重要的一方面就是數據信息流管理，公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的數據信息檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng)數據檔案）是公司的重要無(wú)形資產(chǎn)，是公司實(shí)現長(cháng)期快速發(fā)展的基礎，為此本公司制定數字檔案安全管理辦法如下：

一、 公司數字檔案管理的管理架構

公司數字檔案管理有總經(jīng)理直接領(lǐng)導，辦公室全權負責，辦公室有軟件和硬件數字檔案專(zhuān)業(yè)管理員，處理日常事務(wù)，保證公司軟件和硬件數字檔案和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常運營(yíng)。

公司成立數字檔案管理領(lǐng)導小組成員，有總經(jīng)理、各部門(mén)負責人和辦公室數字檔案專(zhuān)業(yè)管理員組成，公司成數字檔案管理領(lǐng)導小組每年二次及以上會(huì )議，進(jìn)行研究，布置，檢查，鑒定，總結數字檔案和管理。

二、 公司數字檔案主要內容

公司數字檔案是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)運用形成的數據信息，至少包括：

1.公司章程、公司合同、公司股東大會(huì )資料，董事會(huì )會(huì )議記錄等；

2.公司黨組織、工會(huì )、婦聯(lián)、關(guān)工委等黨群團資料；

3.公司管理制度、管理流程、崗位責任制、操作規程，各種通知決定，員工手冊；

4.公司參與或參加的相關(guān)協(xié)會(huì )、公益活動(dòng)（含社會(huì )責任報告等）記錄資料；

5.所有公司收發(fā)文件文本或掃描件；

6.員工招聘、錄取、培訓、使用、考核、獎懲、離職資料；

7.公司精神文明建設包括員工活動(dòng)記錄；

8.公司（至少包括備份郵箱，業(yè)務(wù)員、辦公室郵箱）收發(fā)的郵件；

9.全部合同（至少包括業(yè)務(wù)，廣告啟示）；

10.公司財務(wù)、核算、納稅、產(chǎn)品款式圖、工藝單、確認意見(jiàn)、面輔料資料，開(kāi)發(fā)計劃；

11.成本預決算，報價(jià)招投標內容，單耗表圖、采購計劃，發(fā)放結算表；

12.生產(chǎn)、質(zhì)量、消防、安全、保衛、防災、環(huán)境保護等管理進(jìn)行的計劃、 實(shí)施、控制、檢查、總結資料；

三、 公司數字檔案主要形式

 公司數字檔案主要形式有公司數字檔案內容的至少包括：

來(lái)自實(shí)物、網(wǎng)站、新媒體的數字文本、掃描件、圖片、視頻、錄音等 。

四、 公司數字檔案實(shí)施安全保護方案：分成四重安全三個(gè)頻率備份保障。

（一）四重安全備份

1、 云保護，開(kāi)啟百度云的自動(dòng)備份功能；

2、 硬盤(pán)保護，用專(zhuān)門(mén)的硬盤(pán)進(jìn)行公司的資料拷貝；

3、 服務(wù)器互為備份

目前公司服務(wù)器分為三個(gè)：國貿部服務(wù)器A、其他業(yè)務(wù)服務(wù)器B、行政服務(wù)器C（為方便說(shuō)明下面簡(jiǎn)稱(chēng)為服務(wù) 器A、B、C）

在A(yíng)服務(wù)器內進(jìn)行B、C服務(wù)器的資料備份,在B服務(wù)器內進(jìn)行A服務(wù)器的資料備份, 在C服務(wù)器內進(jìn)行A服務(wù)器的資料備份。

4、 員工加強自身信息安全意識

員工對服務(wù)器上自己使用的數據應做到自己電腦內也留有數據的備份。

公司員工對自己使用的電腦都要定期進(jìn)行病毒查殺（建議一周一次，由各部門(mén)經(jīng)理負責提醒并檢查是否落實(shí)到位）

（二）三個(gè)頻率備份

1、 年備份，此類(lèi)文檔已經(jīng)固定不動(dòng)，一次保存即可，例如2003-2018年資料

2、 月備份， 一個(gè)月內會(huì )有部分變動(dòng)，但變動(dòng)不多的，例如企業(yè)證件、企業(yè)宣傳等      

3、 日備份，至少做到一周備份三次，例如 日常營(yíng)銷(xiāo) 、財務(wù)報表等

五、 數字檔案主要管理流程

1、 發(fā)現問(wèn)題

1） 首先根據電腦出現的問(wèn)題，初步判定導致這個(gè)問(wèn)題的原因，并根據電腦情況上報所在部門(mén)數字檔案管理成員，成員及時(shí)上報辦公室，辦公室將第一時(shí)間聯(lián)系網(wǎng)管，在網(wǎng)管的指導下進(jìn)行相應處理。

2） 針對本次電腦故障后進(jìn)行故障排除總結，以避免類(lèi)似故障出現。

2、 加強宣傳防范意識為主

公司員工對自身使用的電腦有義務(wù)進(jìn)行定期殺毒，規范電腦使用，不上可能存在病毒的網(wǎng)頁(yè)，電腦正確開(kāi)關(guān)機也能降低電腦硬件使用的故障率等。.

3、 備份

備份工作分：

員工每次備份工作職責范圍內的內容到本人電腦內保存；

部門(mén)經(jīng)理落實(shí)一周備份三次將部門(mén)新增內容備份到備份服務(wù)器上；

辦公室數字檔案管理員按年、月、周三個(gè)頻率鑒別數據信息，將有歸檔價(jià)值的公司數據信息備份到數字檔案硬盤(pán)上，每年形成一個(gè)完整的上個(gè)年度的公司數字檔案內容的年度硬盤(pán)。

數據使用的安全需要全體員工共同努力才能完成。企業(yè)的數字信息安全關(guān)系著(zhù)企業(yè)的長(cháng)治久安，也是國家安全的組織部分。讓我們共同努力，將公司數字信息和數字檔案管理完善，在企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程中發(fā)揮積極推動(dòng)作用。